Danh sách kiểm gửi file in chuẩn: PDF, CMYK, 300dpi, bleed 3mm

File thiết kế đẹp mà gửi sai chuẩn = công cốc: xưởng từ chối, hỏi lại cả tuần, hoặc in ra chữ vỡ / lẹm trắng / màu xỉn. Danh sách kiểm dưới đây gom năm trụ hay dùng trong xưởng in — viết lại cho cửa hàng và thương hiệu làm tem, nhãn, hộp, catalogue đa ngành, không khóa F&B.

Áp dụng khi bạn gửi file cho nhà in truyền thống hoặc chuẩn bị artwork trước khi đặt trên Printaz. Printaz không khẳng định tự kiểm file / xuất print-ready tự động như tính năng đang chạy — bạn vẫn nên giữ thói quen danh sách kiểm này.

Vì sao cần danh sách kiểm trước khi gửi?

Mỗi vòng hỏi–sửa tốn thời gian ra mắt SKU. Đơn nhỏ càng đau: xưởng truyền thống đôi khi ưu tiên lô lớn; file lỗi dễ bị đẩy xuống cuối hàng. Năm trụ giúp bạn nói cùng ngôn ngữ với tiền ấn (prepress) — “PDF CMYK, 300dpi, bleed 3mm, font outline” — thay vì “file đẹp trên máy tôi mà”.

Với thương hiệu chạy nhiều SKU (mỹ phẩm, mẹ & bé, thời trang, bán lẻ, giáo dục), chuẩn hóa danh sách kiểm một lần rồi copy cho mọi đơn sẽ rẻ hơn thuê người “chữa cháy” từng lần.

Trụ 1 — Xuất PDF (đừng gửi PSD/AI gốc nếu không được yêu cầu)

PDF giữ bố cục, font (khi embed/outline) và ảnh trong một gói xưởng mở được ổn định. PNG/JPG/DOCX dễ sai màu, vỡ hình, lỗi font khi in khổ lớn.

Nên: PDF/X hoặc PDF chất lượng in theo yêu cầu xưởng; nếu bắt buộc gửi file gốc → zip + ghi rõ phần mềm + phiên bản mở (ví dụ Illustrator 2024).

Tránh: chỉ gửi ảnh chụp màn hình; Word/PowerPoint làm “file in cuối”; gửi link cloud hết hạn hoặc không quyền tải.

Mẹo tên file: SKU_ten-san-pham_kich-thuoc_v03.pdf — tránh final_final2.pdf khiến tiền ấn nhầm phiên bản.

Trụ 2 — CMYK, không để RGB

RGB cho màn hình; in RGB dễ lệch / xỉn / nhạt so với kỳ vọng. Trong Ai / Ps / Id: Document Color Mode → CMYK trước khi hoàn thiện. Export PDF chọn đích in / PDF/X khi xưởng yêu cầu.

Chi tiết vì sao lệch và màu nào khó in: xem bài Vì sao màu in lệch màn hình. Nhớ: mockup 3D không phải soft-proof CMYK — kiểm màu và kiểm bố cục là hai việc khác nhau.

Trụ 3 — Ảnh quan trọng ≥ 300dpi

Dưới 300dpi dễ mờ, rạn, vỡ khi in khổ lớn hoặc nhìn gần mặt hộp. Photoshop: Image → Image Size → Resolution = 300 (với kích thước in thật, không phải kích thước “trên web”).

Ảnh mạng tải về 72dpi phóng to sẽ không “thần kỳ” thành nét — hãy đổi ảnh nguồn tốt hơn hoặc vẽ lại logo dạng vector.

Lưu ý thực tế: icon giao diện rất nhỏ trên tem có thể chấp nhận thấp hơn; ảnh chính / mặt hộp / chân dung sản phẩm thì đừng thỏa hiệp. Logo vector (AI/SVG đã outline) luôn tốt hơn raster cho chữ và biểu tượng sắc cạnh.

Trụ 4 — Bleed khoảng 3mm mỗi cạnh

Bleed là phần dư ngoài đường cắt để máy xén không để lại lẹm trắng hoặc cắt mất nội dung. Thiếu bleed → mép trắng hoặc logo bị “cắn”.

Illustrator / InDesign: đặt bleed 3mm mỗi cạnh; kéo nền / họa tiết ra hết vùng bleed. Chữ và logo quan trọng giữ trong vùng an toàn (thường ≥ 3mm trong từ mép cắt). Với tem hình phức tạp (die-cut), hỏi xưởng bleed theo khuôn — đôi khi mép cong cần dư đều theo đường cắt.

Trụ 5 — Convert / outline font hoặc embed

Không convert / không embed → máy khác thiếu font → chữ mất hoặc sai kiểu. Illustrator: Create Outlines (Ctrl+Shift+O). InDesign: Create Outlines hoặc Embed Fonts khi export PDF.

Giữ bản có thể chỉnh sửa riêng trên máy bạn; bản gửi xưởng nên “khóa” chữ. Font có license hạn chế embed? Outline hoặc hỏi xưởng font thay thế trước khi in.

Danh sách kiểm nhanh trước khi bấm gửi

Hạng mụcĐạt?Ghi chú File PDF (hoặc gốc + zip đúng yêu cầu)☐Không chỉ PNG/DOCX Document / xuất CMYK☐Neon thương hiệu: ghi chú riêng Ảnh chính ≥ 300dpi☐Đúng kích thước in Bleed ~3mm + vùng an toàn☐Nền kéo hết bleed Font outline hoặc embed☐Giữ bản sửa riêng Kích thước / dieline đúng SKU☐Khớp khuôn cắt Ghi chú màu / mẫu tham chiếu☐Tránh “giống điện thoại”

In bảng này ra hoặc lưu mẫu Notion/Google Sheet — đội marketing điền trước khi bàn giao thiết kế.

Gửi xưởng truyền thống vs đặt trên Printaz

Xưởng truyền thống: thường yêu cầu PDF chuẩn + đôi khi MOQ. Năm trụ là “vé vào cửa”. Số lượng lớn + artwork đã khóa có thể nghiêng offset; đơn thử nghiêng kỹ thuật số — xem bài In kỹ thuật số hay offset.

Printaz (printaz.vn): thiết kế trên web, xem mockup 3D (bố cục — không phải soft-proof CMYK), đặt từ 1 đơn, không MOQ. Nếu bạn tải lên / mang artwork từ ngoài vào, vẫn nên đảm bảo CMYK–dpi–bleed–font trước. Cần người xem nhanh: Báo giá qua [email protected]; muốn tự làm: Bắt đầu miễn phí.

Lỗi hay gặp dù đã “có PDF”

• PDF nhưng vẫn RGB bên trong.

• Bleed có trong setting nhưng nền không kéo ra hết.

• Font embed một phần; máy xưởng thiếu subset.

• Dieline / kích thước lệch 1–2mm so với khuôn thật.

• Quên ghi chú lớp trắng lót (white underprint) với tem trong suốt.

• Gửi nhầm phiên bản (v2 thay vì v5 đã duyệt).

Khi xưởng từ chối, đừng chỉ hỏi “sửa gì?” — hỏi trụ nào trong năm trụ fail. Series này có bài 5 lỗi file khiến xưởng từ chối / in lại tốn kém để đào sâu từng trường hợp.

Tóm tắt

Năm trụ: PDF · CMYK · 300dpi · bleed 3mm · outline/embed font. Làm đủ trước khi gửi = ít hỏi lại, ít in lại. Đa ngành tem–nhãn–bao bì đều dùng chung danh sách kiểm này. Bắt đầu trên printaz.vn — Bắt đầu miễn phí / Báo giá — [email protected].